Simone Rehm über die digitale Unterstützung universitärer Prozesse

Simone Rehm (*1959) ist seit Januar 2016 im Rektorat der Universität Stuttgart als hauptamtliche Prorektorin zuständig für die Informationstechnologie und hat das neugeschaffene Amt eines CIO (engl. Chief Information Officer) inne. Simone Rehm hatte Informatik an der Uni Stuttgart studiert und wechselte nach dem Diplom 1986 als wissenschaftliche Mitarbeiterin an das Forschungszentrum Informatik (FZI) in Karlsruhe in die Gruppe von Prof. Gerhard Goos. Nach der Promotion zum Dr. rer. nat. ging Frau Rehm 1992 zunächst in den IT-Bereich der Pharmaindustrie, bevor sie 1995 die IT-Leitung beim Südwestfunk (SWF), später Südwestrundfunk (SWR), in Baden-Baden übernahm. Simone Rehm war von 2001-2015 Leiterin IT + Prozesse (CIO) bei der Firma TRUMPF GmbH + Co. KG in Ditzingen in der Nähe von Stuttgart. Von 2012 bis 2016 war Frau Rehm auch Vizepräsidentin der Gesellschaft für Informatik (GI).

Bertal Dresen (BD): Vor dreieinhalb Jahren gaben Sie dem Kollegen Klaus Küspert ein Interview, in dem Sie Ihr Studium und Ihre Industrietätigkeit Revue passieren ließen. Es freut mich sehr, dass Sie sich bereit erklärt haben, mir einige Fragen zu beantworten, die Ihre derzeitige Tätigkeit betreffen. Gibt es etwas, was Sie vermissen, etwas wo die Industrie eindeutige Stärken hat? Gibt Ihnen die jetzige Stellung Möglichkeiten, die Sie gerne auch früher gehabt hätten?

Simone Rehm (SR): In der Industrie, insbesondere in der produzierenden Industrie wird Prozessorientierung groß geschrieben, d.h. sämtliche betrieblichen Abläufe werden als Kombination einzelner Prozessschritte angesehen, und die Optimierung dieser Prozessschritte steht im Vordergrund. In einer Produktion will man Verschwendung vermeiden, Liegezeiten reduzieren und vor allem den Kunden durch eine hohe Produktqualität zufriedenstellen. Die Produktqualität wiederum korreliert mit der Qualität des Herstellungsprozesses, deshalb wird dieser Prozess kontinuierlich immer wieder unter die Lupe genommen, auf Schwachstellen hin durchleuchtet, in seiner Komplexität reduziert und nach verschiedenen Kriterien optimiert. Diese prozessorientierte Denkweise wurde bei meinem früheren Arbeitgeber auf die administrativen Bereiche ausgedehnt und hat auch dort zu durchschlagenden Erfolgen geführt.

In einer Universität ist Prozessorientierung nicht das leitende Handlungsprinzip. Die administrativen Vorgänge innerhalb einer Universität folgen eher einer funktionsorientierten Arbeitsweise, die für öffentliche Verwaltungen lange Zeit kennzeichnend war und durchaus Vorteile hat. Sie sichert aufgrund ihrer starken Regelgebundenheit z.B. dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, von denen es ja in einer von öffentlichen Geldern finanzierten Universität viel mehr gibt als in der freien Wirtschaft. Die funktionsorientierte Arbeitsweise hemmt aber die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, schafft eine hohe Zahl von Schnittstellen und ist nicht selten die Ursache für hinderliche Medienbrüche. Sie fördert außerdem bereichsorientiertes Denken und schränkt die Bereitschaft, Verantwortung für den gesamten Prozess und vor allem das Prozessergebnis zu übernehmen, ein. Das ist der wichtigste Unterschied, den ich rückblickend erkennen kann und der sich auch auf mein Arbeitsgebiet unmittelbar auswirkt, denn ein gutes Verständnis für Prozesse ist oft die Voraussetzung für eine gute Prozessunterstützung mittels IT.

Auf der anderen Seite bietet das akademische Umfeld große Freiheitsgrade − gerade im Bereich der Lehre und der Forschung, die ein hohes Maß an Kreativität erlauben und Vielseitigkeit mit sich bringen. Davon profitiere ich auch persönlich, obwohl ich nicht aktiv in Lehre und Forschung eingebunden bin. Ich kann mich trotzdem an interessanten Ausschreibungen beteiligen, bin in einschlägige Begutachtungsprozesse einbezogen und habe oft Gelegenheit, über den Tellerrand zu schauen. Das Umfeld an einer so forschungsstarken Universität wie der Universität Stuttgart ist inspirierend. Erst jüngst hat die Universität Stuttgart im Rahmen der vom BMBF initiierten Exzellenzstrategie zwei Cluster eingeworben und hatte somit sogar die Chance, Exzellenzuniversität zu werden, ein Wunsch, der bei dem engen Feld an Mitbewerbern allerdings am Ende nicht in Erfüllung ging.

BD: In einer Presseverlautbarung aus der Zeit Ihrer Berufung fand ich folgende Aufgabenbeschreibung: ‚Sie soll die strategische und operative Führung der Informationstechnik verantworten und die technischen Innovationen vorantreiben. Sie soll durch einrichtungsübergreifende IT-Strukturen dafür sorgen, dass sich die Disziplinen besser vernetzen, dass Forscher und Studierende bessere Arbeits- beziehungsweise Lernmöglichkeiten bekommen und dass die Abläufe in der Verwaltung effizienter und nicht zuletzt sicherer werden‘. Das sind recht anspruchsvolle Aufgaben und ganz unterschiedliche Zielgruppen. Beginnen wir mit den einrichtungsübergreifenden IT-Strukturen und der besseren Vernetzung. Hatte die Uni Stuttgart hier einen Nachholbedarf, etwa im Vergleich zu anderen Universitäten oder der Industrie? Wie lässt sich hier Ist und Soll zahlenmäßig ausdrücken? Welche Maßnahmen können oder möchten Sie ergreifen?

SR: Universitäten sind dafür bekannt, stark dezentral organisiert zu sein. Neben der zentral organisierten Verwaltung gibt es an der Universität Stuttgart Hunderte von Instituten, die teilweise recht autonom agieren. Da unterscheidet sich die Universität Stuttgart nicht von anderen. Ja, einige Fortschritte konnten wir erzielen. Wir haben die EMail-Infrastruktur weitgehend zentralisiert und das Informationszentrum der Universität Stuttgart bietet nun mehr und mehr zentrale IT-Services an, die für die Institute wertvoll sind und sie von lokalen Administrationsaufgaben entlasten. Wir haben Rahmenverträge mit Hardwareanbietern abgeschlossen, die es den Instituten ermöglichen, zu guten Bedingungen ihre Hardware einzukaufen, und wir profitieren von dem seit jeher starken IT-Verbund der baden-württembergischen Universitäten, der uns ein leistungsstarkes Datennetz bietet und unseren Wissenschaftlern ermöglicht, auf sog. HPC-Clustern ihre Berechnungen durchzuführen. Da wir aber auch in Konkurrenz zu anderen Universitäten − nicht nur in Baden-Württemberg − stehen, möchte ich mich mit Zahlen hier zurückhalten. Stolz bin ich, dass es uns gelungen ist, für die Universität Stuttgart eine universitätsweite Informationssicherheitsleitlinie zu verabschieden, die die Institute in die Pflicht nimmt, auch im eigenen Umfeld für Informationssicherheit Sorge zu tragen.

Wir haben in einer Fakultät auch damit begonnen, die IT-Betreuung zentral zu organisieren. Ich bin überzeugt davon, dass hier noch sehr viel Potenzial liegt. Denn es ist allemal effizienter die Versorgung mit IT-Standardservices aus einer Hand zu anzubieten statt in allen Fakultäten und Instituten dezentrale Ressourcen hierfür vorzuhalten. Deshalb begleite ich dieses Projekt sehr eng und hoffe, dass wir es zum Erfolg führen können und dann auch andere Fakultäten diesem Beispiel folgen.

BD: Das primäre Versprechen der Digitalisierung sind doch bessere Arbeitsmöglichkeiten für Forscher und bessere Lernmöglichkeiten für Studierende. Wie lassen sich diese Ziele konkretisieren, so dass sie auch erfüllbar sind? Ohne Ziele ist bekanntlich der Fortschritt nicht zu messen. Sind die Ziele zu hoch gegriffen, werden sie nicht ernst genommen. Wer möchte schon in Wolkenkuckucksheim zuhause sein? Sie doch auch nicht?

SR: Für eine Universität gilt genauso wie für ein Industrieunternehmen: die IT-Strategie muss der Geschäftsstrategie folgen. Und Sie haben Recht: Konkrete Ziele sind da hilfreich. Die Universität Stuttgart hat 2017 in einem Strategieentwicklungsprozess sechs strategische Ziele für sich definiert, diese auch operationalisiert und konkrete Maßnahmen daraus abgeleitet. Ein Ziel ist beispielsweise, die Absolventenquote bis 2020 um 10% gegenüber 2017 zu erhöhen. Was kann die IT dazu beitragen? Sie merken, ich bevorzuge immer noch das klassische Wort IT statt den hochtrabenden, und am Ende alles- und ebenso nichtssagenden Digitalisierungsbegriff. Wir haben eine Web-Anwendung entwickelt, die sich Studienwahl-Kompass nennt. Wir wollen damit den Studieninteressierten bessere, konkretere und anschauliche Informationen über die Studiengänge geben, die sie bei uns studieren können. Ergänzend können sie anhand von Fragen selbst bewerten, ob ihre Erwartungen an den Studiengang zur Realität passen. Ansprechende Kurzvideos von Studierenden ergänzen das Informationsangebot. Dies ist nur ein Beispiel, wie wir die Absolventenquote steigern wollen, denn wer im Vorhinein weiß, was ihn im Studium erwartet, wird besser durch das Studium kommen. Wohlgemerkt, es geht uns nicht darum, die Studiendauer zu verkürzen, sondern unser Ziel ist, dass die Studierenden das Studienfach finden, das zu ihren Neigungen und Eignungen am besten passt. Vielfältige digitale Lehrformate, ideal kombiniert mit Präsenzveranstaltungen, kommen ebenso verstärkt zum Einsatz und dienen dazu, den Lernerfolg zu sichern.

BD: Wie Sie vielleicht wissen, war der verstorbene Kollege Rul Gunzenhäuser Ende der 1990er Jahre in Stuttgart verantwortlich für erste Initiativen in Richtung Digitalisierung. Es wurde eine Online-Bibliothek für weltweite Forschungsberichte in Computer Science eingerichtet und Vorlesungen angeboten mit ausführbaren Lehrbeispielen. Diese Art von Anwendungen müsste heute längst als primitiv belächelt werden. Welche herausragenden Anwendungen sehen Sie heute? Ist der Papierverbrauch deutlich geringer geworden?

SR: In diesem Bereich ist viel passiert. Die Universitätsbibliothek pflegt inzwischen eine universitätsweite elektronische Universitätsbibliografie und bietet den Instituten eine Software zur Verwaltung ihrer eigenen Publikationslisten. Wir sind mitten in der Einführung eines Forschungsinformationssystems, das Daten über die Forschungsprojekte vorhält und einen Überblick darüber gibt, welche Forschungsaktivitäten an unserer Universität stattfinden. Es stellt eine wertvolle Datenquelle für das Hochschulmanagement und die öffentliche Hand dar, und hilft auch den Forscherinnen und Forschern, eine höhere Sichtbarkeit zu erlangen. Wir haben außerdem ein Campus Management System, das den kompletten Studierenden-Lifecycle abbildet. Früher mussten sich Studierende mit Papierunterlagen um einen Studienplatz bewerben, heute erfolgt die Bewerbung und die Immatrikulation digital. Auch das papierne Vorlesungsverzeichnis gehört – zumindest für die Studierenden − der Vergangenheit an. Es werden nur noch wenige Exemplare aufgelegt, die den Instituten als praktisches Nachschlagwerk dienen.

BD: Im dritten Aspekt Ihres Job-Profils heißt es, Sie sollen Abläufe in der Verwaltung effizienter und sicherer machen. Die IT-mäßige Betreuung der Studierenden ist sicher eine Aufgabe, die laufend verbessert werden muss, von der Anmeldung zum Studium bis zur letzten Prüfung. Wie zufrieden sind Sie mit dem erreichten Zustand? Welche konkreten Maßnahmen haben Sie ergriffen oder geplant?

SR: Gemeinsam mit dem Kanzler der Universität Stuttgart haben wir für die Verwaltung ein Programm „Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen“ aufgelegt, in dem wir vier Projekte gestartet haben, mit denen insbesondere Prozesse im Finanz- und Personalwesen digitalisiert werden sollen. Wir werden einen digitalen Rechnungs-Workflow einrichten, der es uns erlaubt, Eingangsrechnungen digital zu empfangen und zu verarbeiten. Wir wollen das Reisemanagement digitalisieren und unser ERP-System modernisieren. In all diesen Projekten stehen Verwaltungsprozesse im Mittelpunkt, und wir wollen diese Prozesse „end-to-end“ optimieren, damit auch die Institute davon profitieren. Auf diese Weise wollen wir also Schritt für Schritt ein Umdenken auf die o.g. prozessorientierte Denkweise einleiten.

BD: Lasst uns kurz das Thema Sicherheit streifen. Gibt es oder gab es im IT-Alltag der Uni Stuttgart Ereignisse oder Vorfälle, weshalb die vorhandenen Sicherheitsstrategien in Frage gestellt oder neu justiert werden mussten? Gibt es Konflikte zwischen Geheimhaltung und akademischer Freiheit?

SR: Datenschutz und Informationssicherheit spielen für eine Universität eine sehr wichtige Rolle. Anders als in einem Industrieunternehmen ist eine Universität ja kein „geschlossener Ort“, den man nur mit Firmenausweis betreten kann. Die Gebäude der Universität stehen zumindest tagsüber offen und sind für jedermann zugänglich. Das erfordert besondere Vorkehrungen auf IT-Seite, um das Datennetz zu schützen. Außerdem nehmen wir den Datenschutz sehr ernst, insbesondere seit die DS-GVO im Mai letzten Jahres EU-weit Gültigkeit erlangt hat. Seither gab es einen meldepflichtigen Datenschutzvorfall, der uns sensibilisiert und motiviert hat, noch sorgfältiger mit den personenbezogenen Informationen umzugehen, zu denen ja auch die Bewerberdaten der Studierenden oder Notenlisten gehören. Schutz personenbezogener Daten ist zu unterscheiden vom Schutz von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen. Ja, hier kann es zu Konflikten kommen. Die Universität Stuttgart wirbt einen hohen Anteil von Drittmitteln ein, ein beträchtlicher Anteil davon stammt aus der Industrie. Hier muss mit dem Geldgeber sorgfältig im Vorfeld besprochen werden, welche Informationen schützenswert sind und wie mit Veröffentlichungen umgegangen wird.

BD: Was waren die positiven Überraschungen Ihrer bisherigen Tätigkeit?

SR: Positiv überrascht bin ich davon, wie offen die Mitarbeiter unserer Universität gegenüber IT-Innovationen sind. Sie erhoffen sich, dass mit Hilfe der IT ihre Arbeitsprozesse vereinfacht und sicherer werden. Sie sehnen sich nach einem digitalen Reisemanagement, mit dem sie ihre Reisen online abrechnen können, und wünschen sich eine elektronische Zeiterfassung. Sie nehmen Datenschutz- und Informationssicherheitsbelange sehr ernst, auch das ist eine positive Überraschung für mich.

BD: Welche unerwarteten Widerstände stellten sich Ihnen in den Weg?

SR: Ich habe nicht damit gerechnet, dass von einer Entscheidung bis zur Umsetzung manchmal so viel Zeit vergehen kann. Oft stehen administrative Hürden im Wege. So sind beim Bauen zum Beispiel mehrere Ministerien zu beteiligen. Alleine um einen Raum in Vaihingen zu einem Rechenzentrum zu ertüchtigen, bemühen wir uns jetzt seit mehr als zwei Jahren um eine Mittelfreigabe seitens des Finanzministeriums. Das lähmt den Fortschritt der Digitalisierung ungemein.

Völlig unterschätzt habe ich auch, wie schwierig es ist, gutes IT-Personal am Markt zu gewinnen zu Konditionen, die der öffentliche Dienst aktuell bieten kann. Das wird nach meiner Einschätzung in den kommenden Jahren den erwarteten und sehnlichst herbei gewünschten Schub an Digitalisierung erheblich bremsen, insbesondere in Zeiten guter Konjunktur.

BD: Zuletzt möchte ich darauf eingehen, dass man von Ihnen erwartete, dass Sie ‚technische Innovationen vorantreiben‘ werden. Abgesehen davon, dass dies nicht die Aufgabe einer einzelnen Person oder Abteilung sein kann, würde es mich interessieren, wie Sie heute den Unterschied zwischen Industrie und Hochschulen sehen. Wie Sie wissen, zählt für den Praktiker vor allem der potentielle Nutzen einer Erfindung oder Innovation. Nach meinem Eindruck messen Hochschulen frühen Veröffentlichungen in Fachzeitschriften einen unverhältnismäßig hohen Stellenwert zu gegenüber den Erfindungen selbst und den dazugehörigen Prototypen, wenn wir einmal von Architekten absehen. Sehen Sie das auch so?

SR: Mit einer Veröffentlichung legen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler Rechenschaft über ihre Arbeit ab. Durch die Überprüfung von unabhängigen Gutachtern erhalten sie ein Siegel für die Qualität und Originalität ihrer Arbeit. Eine Veröffentlichung ermöglicht auch Dritten die Nachprüfung der formulierten Erkenntnisse, was gerade, wenn mit Daten geforscht wurde und diese auch Teil der Veröffentlichung sind, von großer Bedeutung sein kann. So hat erst kürzlich ein Informatiker in Tübingen bemerkt, dass die Thesen eines angesehenen Wissenschaftlers durch die veröffentlichten Messwerte nicht belegbar waren. Eine interne Kommission kam daraufhin zu dem Schluss, dass hier die wissenschaftlichen Standards nicht eingehalten wurden, und alleine die Publikation hat das zu Tage gefördert. Deshalb sind Publikationen unverzichtbar für das, was unter „guter wissenschaftlichen Praxis“ verstanden wird.

An unserer Universität mit einer starken Architektur-Fakultät und einem Schwerpunkt in Ingenieurwissenschaften darf die Anerkennung anwendungsorientierter Forschung und ihrer Praxisrelevanz aber dennoch nicht zu kurz kommen. Deshalb gibt es auch in unserem Rektorat ein eigenes Ressort, das sich dem Wissens- und Technologietransfer widmet. Wer sich übrigens ein Bild z.B. von innovativer Architektur in der Praxis machen möchte, kann zurzeit zwei vielbeachtete Exponate unserer Architekten auf der Bundesgartenschau in Heilbronn entdecken. Sie zeigen, wie digitale Technologien beim Planen und beim Bauen zum Einsatz kommen.

BD: Vielen Dank für den faszinierenden Einblick in Ihr Wirkungsfeld. Ich bin sicher, dass viele Mitarbeiter und Studierende ihrer Universität und auch andere diesen Beitrag mit Interesse lesen werden.